1. Undersök många olika perspektiv
Genom att se till att få med flera olika perspektiv – redan tidigt i projektet – lägger du grunden för en lyckad beställning. Affär, IT, marknad – den tid du investerar i att lyssna i den här fasen ger dubbla vinster längre fram. Det är nu du har chansen att vrida och vända på alla stenar. Förstudien blir mer omfattande, men det har du igen i nästa steg.
2. Få med de viktigaste kompetenserna i ditt implementationsprojekt – tidigt
Ett kärnbanksbyte är inte bara ett IT-projekt, utan även i högsta grad ett förändringsarbete. Här har ni möjlighet att effektivisera hela organisationen, skapa utveckling och konkurrensfördelar. Förstudien är ett gyllene tillfälle att jobba igenom era processer och bygga den verksamhet ni vill ha i framtiden. Vad fungerar idag och vad behöver förändras? Vad säger användarna? Genom att se till att få med olika synsätt och kompetenser från primära grupper inom organisationen skapar du förutsättning för en lyckad affär.
3. Se till att upphandlingsunderlaget följer med in i förstudien
När det äntligen är dags att starta upp förstudien kan det ha gått en tid sedan själva upphandlingen planerades. Kanske är det till och med en ny sammansättning individer som ska kliva in i den här fasen av projektet. Här är det viktigt att noggrant gå igenom upphandlingsunderlaget för att skapa en samsyn kring hur förstudien ska utföras. Då slipper ni tappa bort viktiga förutsättningar och får med er grunderna in i det fortsatta arbetet.
4. Tydliggör syfte och mål med kärnbanksbytet
Formuleringen av övergripande syfte och mål är ofta gjorda långt innan ni gick in i upphandlingen. När ni sedan står inför förstudiefasen är det viktigt att koppla tillbaka till syftet. Vad är det vi ska göra och varför? En övergripande formulering av målet i stil med: ”Vi vill ha en modern lösning, där det är enkelt att implementera ny funktionalitet”, är en bra början – men försök att bryta ner målet i konkreta exempel. Diskutera även tydliga delmål och när dessa mål bör följas upp.
5. Skapa samsyn av målbilden mellan ledningen och organisationen
Ledningens bild av vad ni vill åstadkomma kanske inte automatiskt anammas av alla. De som arbetat länge i verksamheten har en tendens att ha mycket starka uppfattningar kring hur saker ska göras. Här gäller det att se upp, så att ni inte bygger in det gamla systemet i det nya. Lösningen är att gå tillbaka till syfte och mål och förankra vad som gäller – i alla led – för att tydliggöra förväntningarna. Definiera vad som redan är beslutat och vad som är möjligt att påverka. Då blir det enklare att involvera kollegorna på ett bra sätt, utan att tappa riktning.
6. Gör skillnad på att utveckla processer och att anpassa systemet
Det övergripande målet är oftast att skapa en långsiktigt hållbar kärnbankslösning som är kostnadseffektiv och enkel, samtidigt som den går att underhålla och utveckla. Men hur uppnår ni det? Jo, genom att välja en standardlösning framför en skräddarsydd. Här bör fokus redan från början ligga på hur arbetsprocesserna kan utvecklas och fungera i den valda lösningen. Undvik att göra undantag för att inte riskera att tappa effektivitet. Förstudien innefattar ofta många samtal och människor, men det är precis det som förändringsledarskap handlar om: att vara agil och låta organisationen vara med och forma arbetet – samtidigt som ni inte backar kring centrala vägval som redan gjorts. Då har ni stor potential att uppnå målen som sätts upp.
7. Lyft de svåra detaljerna tidigt
Det är mänskligt att vilja komma igång och vinna segrar innan ni ger er på de mer komplexa bitarna. Men här gäller det att inte vänta med de svåra frågorna. Genom att lyfta dem tidigt kan ni få in energi i projektet, istället för att hamna i tidspress eller helt enkelt tröttna innan vi hittar vägen framåt. Frågor som initialt verkar enkla har en tendens att växa i komplexitet, ju mer man ger sig in i dem. Ge inte upp i den fasen, utan fortsätt borra tills ni känner er trygga med att frågan är under kontroll ur ett förstudieperspektiv. ”Vi tar det sen” kan annars resultera i att aldrig inträffa.
8. Låt förstudien omfatta samarbetet mellan bank och leverantör
Här gäller det att definiera en samsyn kring helheten och vad ni vill åstadkomma. I praktiken handlar det om att varva händelsestyrda arbetssätt med mer traditionella metoder. Välfungerade, agila team har ofta en bredd av kompetenser, djupare spetskompetens eller flera sekundära. Vilka som ska vara med i projektet och hur vi bemannar beror på hur ni vill att det ska se ut. Arbetsfördelningen mellan banken och leverantören kan vara bra att tänka på i det här skedet, för att på förhand veta hur vi hanterar situationer som uppstår. Avtalet som sedan ska skrivas och parternas incitament bör finnas med i förstudien. Då lyckas vi bäst – tillsammans.
Vill du veta mer om hur vår kärnbankslösning från Applicon fungerar? Kontakta oss så berättar vi mer!
